Сначала взгляните на ваши отношения с клиентом, как на «историю болезни». Определите, какие данные вам будут нужны регулярно, какие вы будете мониторить для оценки прогресса и тп..
Выделите в процессах данные, которые можно формализовать (т.е. можно отразить в виде простых ответов). Разбейте их на этапы сбора. Создайте для каждого этапа отдельную форму.
Отправляйте их клиенту в соответствующее время.
Также сделайте правилом (и приучите клиента) сбор обратной связи по оказанной услуге, проведенной сессии, вашем продукте/программе. Для этого создайте отдельные формы, включив в них те вопросы, которые вы считаете объективно нужными, например, для оценки эффективности или удовлетворенности. Или используйте готовый элемент NPS опроса.
Это лишь две области, с чего можно начать. Далее вы уже втянетесь и наверняка определите новые, уникальные для вашей практики формы.